TILDA-hankkeella tilastot kuntoon
TILDA-hankkeessa digitalisoitiin Ihmiskaupan uhrien auttamisjärjestelmän asianhallinta ja luotiin kokonaan uusi tilastointi- ja raportointijärjestelmä. Hanke sai 75 % rahoituksesta Euroopan unionilta. Hankeaika oli 1.4.2023 – 30.9.2024.
TILDA-hankkeessa lähdettiin toteuttamaan järjestelmää, joka tuottaisi tietoturvallisella tavalla tarkkoja ja monipuolisia tilastoja. Tilastojen tuli myös olla yhteensovitettavissa muiden viranomaisten vastaavien tilastojen kanssa. Hankkeessa tehtiin laaja-alaista yhteistyötä eri viranomaisten ja kolmannen sektorin toimijoiden kanssa, jotta tilastoissa käytettävät määritelmät ovat yhdenmukaisia ja verrattavissa muiden toimijoiden tilastoihin. Tärkeimpiä yhteistyötahoja olivat Oikeusministeriön ihmiskauppakoordinaattorin toimisto, Maahanmuuttovirasto, Keskusrikospoliisi ja Reilu työ -verkostoon kuuluvat kolmannen sektorin toimijat, kuten ammattiliitot ja Rikosuhripäivystys. Hankkeen projektipäällikkönä toimi ylitarkastaja Terhi Tafari.
Tarve tilastoinnin uudistamiselle
Vielä vuonna 2023 Ihmiskaupan uhrien auttamisjärjestelmän hallintopäätökset tehtiin Word-asiakirjapohjiin. Niiden tilastointi koottiin manuaalisesti Excel-tiedostoon. Asiankäsittely oli aikaa vievää ja altis inhimillisille virheille.
Tilastointi oli rajallista ja sen tarkkuus riippui yksittäisten työntekijöiden kirjauksista. Pienetkin virheet kirjauksissa saattoivat aiheuttaa merkittäviä tilastovääristymiä. Auttamisjärjestelmä ei pystynyt vastaamaan Suomen kansainvälisiin velvoitteisiin liittyviin tilastopyyntöihin. Auttamisjärjestelmä sai huomautuksen asiasta muun muassa Euroopan Neuvoston ihmiskaupan vastaista yleissopimusta valvovalta asiantuntijaryhmä GRETA:lta sekä Ulkoministeriöstä. Uuden tilastointityökalun lisääminen Auttamisjärjestelmän asiankäsittelyjärjestelmään kirjattiinkin osaksi Valtioneuvoston ihmiskaupan vastaista toimintasuunnitelmaa 2021-2023.
Tilastojen kerääminen ei saisi riippua yksittäisten työntekijöiden muistista. Se ei siis voi sijaita muusta asianhallinnasta erillisessä järjestelmässä. Tilastoitavan tiedon kirjaaminen erikseen lisäsi Auttamisjärjestelmän työntekijöiden kuormitusta. Samalla erillinen järjestelmä tai tiedosto muodosti henkilörekisterin.
Koska Auttamisjärjestelmän asianhallinnan tulisi tapahtua UMA-järjestelmässä, myös tilastoinnin tulisi tapahtua siellä, osana jokapäiväisiä työprosesseja ja tietoturvallisesti. Se tapahtuisi osin automaation kautta, osin välttämättömien valikkojen täyttämisellä osana eri työvaiheita. Vain näin voitaisiin poistaa myös inhimillisen virheen marginaali sekä ylimääräinen kuormitus.
Uudet toiminnallisuudet säästävät aikaa
Ensimmäiset TILDA-hankkeessa kehitetyt uudet toiminnallisuudet UMA-järjestelmässä otettiin käyttöön syyskuussa 2023 ja loput toukokuussa 2024. Auttamisjärjestelmän tiimi sekä UMA-käyttötuki saivat koulutuksen uusien toiminnallisuuksien käyttöön.
Hankkeessa laadittiin myös ohjeet Auttamisjärjestelmän asianhallintaan. Ohjeita testattiin käytännössä antamalla uuden työntekijän opetella toiminnallisuuksien käyttöä ilman erillistä koulutusta. Työntekijä oppi käyttämään järjestelmään täydellisesti. Tämä kertoo hyvistä ohjeista ja siitä, että järjestelmästä onnistuttiin kehittämään riittävän yksinkertainen ja intuitiivinen.
Ensimmäisten viiden kuukauden aikana saatu kokemus uusitusta Auttamisjärjestelmän asiahallinnasta on ollut yksinomaan positiivista. Tiimiläiset kertovat uuden järjestelmän säästävän heiltä paljon aikaa.
Hankkeessa toteutettiin myös päätösasiakirjojen postittaminen UMA-järjestelmän kautta niin sanottuna eKirjeenä. Päätöksiä ei siis enää tarvitse itse tulostaa, kuorittaa ja postittaa, vaan nämä toimenpiteet voi hoitaa UMA:n kautta. Myös muita asiakirjoja voi lähettää asiakkaille UMA:n kautta eKirjeenä.
Tilastoinnin laatu ja laajuus ylittivät odotukset
Syyskuussa 2024 valmistunut raportointijärjestelmä testattiin ensimmäistä kertaa 17.9.2024.Tilastointi on jopa ylittänyt odotukset monipuolisuudellaan ja käytettävyydellään. Auttamisjärjestelmä pystyy vastaisuudessa vastaamaan erilaisiin tilastopyyntöihin ja tuottamaan huomattavasti tarkempia tilastoja sekä viranomais- että julkiseen käyttöön kansallisesti ja kansainvälisesti.
Syyskuussa 2024 projektipäällikkö Terhi Tafari esitteli tilastointijärjestelmää ETYJ:lle, joka on selvittänyt eri valtioiden tilastointijärjestelmien tilaa. ETYJ;n palautteen mukaan TILDA:ssa kehitetty järjestelmä oli hienoin ja monipuolisin ihmiskauppaan liittyvä tilastointijärjestelmä, jonka organisaatio oli nähnyt. Erityistä ihastusta herätti se, että tilastot voidaan kerätä normaalien työtehtävien ohessa automaation avulla.
Työ jatkuu, vaikka hanke päättyi
Tilastojen raportointiin luotu järjestelmä valmistui syyskuussa 2024, mutta sen kehitys ja testaaminen jatkuvat edelleen. Kun raportointijärjestelmä (PowerBi) on testattu ja täysin valmis, sen käyttöön laaditaan ohjeet ja koulutetaan uusia käyttäjiä. Hankkeessa tuotettuja toiminnallisuuksia käytetään aktiivisesti päivittäin. Projektipäällikkö jatkaa myös projektin päätyttyä toiminnallisuuksien ylläpitäjänä ja vastaa osin käyttötuesta.
